1. 會議全流程統(tǒng)籌:負責各類會議(線下/線上、內(nèi)部/外部)的籌備、執(zhí)行與收尾工作,包括會議需求對接、時間地點確定、參會人員邀約與通知。
2. 場地與物料管理:根據(jù)會議規(guī)模與需求,篩選、預訂會議場地,布置會場環(huán)境;準備會議資料、席卡、設備、飲品等物料,確保物料齊全、擺放規(guī)范。
3. 技術(shù)保障支持:調(diào)試會議所需音響、投影、視頻會議系統(tǒng)等設備,會議期間實時跟進技術(shù)狀況,及時解決設備故障問題。
4. 現(xiàn)場服務與協(xié)調(diào):會議期間負責現(xiàn)場簽到、引導就座、秩序維護;協(xié)調(diào)各部門對接事宜,處理突發(fā)情況,保障會議流程順暢。
5. 會議收尾與復盤:會議結(jié)束后整理會場、回收物料,歸檔會議資料;總結(jié)會議保障中的問題與經(jīng)驗,形成復盤報告,持續(xù)優(yōu)化會議保障流程。
6. 資源臺賬管理:建立并維護會議場地、物料供應商、設備資源等臺賬,定期更新資源信息,保障資源可快速調(diào)用。
任職要求:
1. 學歷與經(jīng)驗:本科學歷,1年及以上會議保障、行政接待或會務相關(guān)工作經(jīng)驗;有企業(yè)大型會議統(tǒng)籌經(jīng)驗者優(yōu)先。
2. 能力要求:具備良好的統(tǒng)籌規(guī)劃能力,能獨立完成會議全流程落地;熟練操作辦公軟件及視頻會議、投影、音響等常用會議設備;具備較強的問題解決能力,能快速應對會議突發(fā)情況。
3. 素質(zhì)要求:工作細致嚴謹,注重細節(jié),有較強的責任心和執(zhí)行力;具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和服務意識,能高效對接內(nèi)外部人員;抗壓能力強,能適應臨時加班及多任務并行的工作節(jié)奏。