會(huì)議保障專員崗位職責(zé):
1. 會(huì)議全流程統(tǒng)籌:負(fù)責(zé)各類會(huì)議(線下/線上、內(nèi)部/外部)的籌備、執(zhí)行與收尾工作,包括會(huì)議需求對(duì)接、時(shí)間地點(diǎn)確定、參會(huì)人員邀約與通知。
2. 場(chǎng)地與物料管理:根據(jù)會(huì)議規(guī)模與需求,篩選、預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)地,布置會(huì)場(chǎng)環(huán)境;準(zhǔn)備會(huì)議資料、席卡、設(shè)備、飲品等物料,確保物料齊全、擺放規(guī)范。
3. 技術(shù)保障支持:調(diào)試會(huì)議所需音響、投影、視頻會(huì)議系統(tǒng)等設(shè)備,會(huì)議期間實(shí)時(shí)跟進(jìn)技術(shù)狀況,及時(shí)解決設(shè)備故障問(wèn)題。
4. 現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與協(xié)調(diào):會(huì)議期間負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)簽到、引導(dǎo)就座、秩序維護(hù);協(xié)調(diào)各部門(mén)對(duì)接事宜,處理突發(fā)情況,保障會(huì)議流程順暢。
5. 會(huì)議收尾與復(fù)盤(pán):會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)場(chǎng)、回收物料,歸檔會(huì)議資料;總結(jié)會(huì)議保障中的問(wèn)題與經(jīng)驗(yàn),形成復(fù)盤(pán)報(bào)告,持續(xù)優(yōu)化會(huì)議保障流程。
6. 資源臺(tái)賬管理:建立并維護(hù)會(huì)議場(chǎng)地、物料供應(yīng)商、設(shè)備資源等臺(tái)賬,定期更新資源信息,保障資源可快速調(diào)用。
任職要求:
1. 學(xué)歷與經(jīng)驗(yàn):本科學(xué)歷,1年及以上會(huì)議保障、行政接待或會(huì)務(wù)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn);有企業(yè)大型會(huì)議統(tǒng)籌經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。
2. 能力要求:具備良好的統(tǒng)籌規(guī)劃能力,能獨(dú)立完成會(huì)議全流程落地;熟練操作辦公軟件及視頻會(huì)議、投影、音響等常用會(huì)議設(shè)備;具備較強(qiáng)的問(wèn)題解決能力,能快速應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)情況。
3. 素質(zhì)要求:工作細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),注重細(xì)節(jié),有較強(qiáng)的責(zé)任心和執(zhí)行力;具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和服務(wù)意識(shí),能高效對(duì)接內(nèi)外部人員;抗壓能力強(qiáng),能適應(yīng)臨時(shí)加班及多任務(wù)并行的工作節(jié)奏。