1.在綜合辦主任的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)檔案整理,編目,鑒定,統(tǒng)計(jì),排列和檢索工作編制等工作,嚴(yán)格按照《公司檔案管理制度》的要求管理檔案管理室。
2.負(fù)責(zé)《公司檔案管理制度》規(guī)定的各項(xiàng)檔案的收進(jìn)和移出工作,嚴(yán)格履行交接手續(xù),準(zhǔn)確掌握室內(nèi)檔案全宗,案卷數(shù)量及檔案的保管期限等。
3.負(fù)責(zé)檔案管理室內(nèi)部整理,檔案裝具和案卷擺放整齊,科學(xué)有序。保證檔案庫(kù)內(nèi)無(wú)灰塵,整潔美觀。
4.檢查檔案安全保管情況,發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有害因素時(shí),要及時(shí)上報(bào)采取措施。認(rèn)真做好"七防"工作(防塵,防光,防潮,防火,防盜,防高溫,防蟲(chóng)鼠),做到以防為主,防治結(jié)合,保證檔案的完整與安全。
5.明確檔案利用工作的目的,積極主動(dòng)地做好接待工作,不斷提高服務(wù)質(zhì)量。
6.正確處理好利用和保密的關(guān)系,增強(qiáng)保密觀念,嚴(yán)守公司機(jī)密,嚴(yán)格執(zhí)行借閱,查閱登記制度。
7.負(fù)責(zé)檔案,資料調(diào)借工作。做到提供準(zhǔn)確,及時(shí)主動(dòng)。用后及時(shí)清潔,按時(shí)歸位。
8.負(fù)責(zé)公司印章使用的登記管理,文件,資料,檔案的發(fā)放,回收和節(jié)約登記。
9.負(fù)責(zé)公司所需標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范,專業(yè)書(shū)籍的采購(gòu),收集。
10.定期檢查檔案完整性,對(duì)破損,褪色檔案進(jìn)行修復(fù)或數(shù)字化處理。
11.對(duì)到期檔案的留存或銷建議,并按規(guī)定流程進(jìn)行檔案銷工作,留存銷記錄并歸檔。