1.檔案分類與整理:按照公司規(guī)定和檔案管理流程,對(duì)系統(tǒng)上歷史及新增的員工流程進(jìn)行科學(xué)分類、排序和整理。核對(duì)流程內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性。定期維護(hù)和更新電子檔案庫(kù),確保新增檔案能及時(shí)、準(zhǔn)確地歸入相應(yīng)類別。
2.數(shù)字化歸檔:負(fù)責(zé)對(duì)公司OA系統(tǒng)中相關(guān)流程進(jìn)行完整、清晰的截圖,確保截圖內(nèi)容涵蓋流程的關(guān)鍵信息節(jié)點(diǎn)。嚴(yán)格按照命名規(guī)范對(duì)截圖文件進(jìn)行命名,確保快速檢索與定位。
3. 檔案內(nèi)容核對(duì)與質(zhì)量把控:核對(duì)流程中的基本信息(如員工姓名、工號(hào)、日期、金額等)是否準(zhǔn)確無(wú)誤,與其它人事記錄保持一致。確保所有歸檔材料符合公司規(guī)定的格式與內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。
4. 問(wèn)題識(shí)別與協(xié)作溝通:在整理與核對(duì)過(guò)程中,主動(dòng)識(shí)別并記錄發(fā)現(xiàn)的流程缺失、信息錯(cuò)誤或異常情況。及時(shí)將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題整理成清單,并向全職HR同事匯報(bào),協(xié)助進(jìn)行后續(xù)的核查與修正工作。
??5.保密與合規(guī):嚴(yán)格遵守公司保密制度和檔案管理規(guī)定,確保檔案信息的安全性和私密性,不得復(fù)制、外傳或泄露任何保密內(nèi)容。