定位:本職位是公司行政體系的核心支持崗位,負(fù)責(zé)協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù),是各部門間溝通協(xié)調(diào)的重要樞紐,需具備較強(qiáng)的統(tǒng)籌規(guī)劃、溝通表達(dá)和細(xì)節(jié)把控能力,為公司整體運營提供全方位行政支持。
工作職責(zé):1、文檔管理與處理:負(fù)責(zé)公司各類文件(合同、報表、通知、會議紀(jì)要等)的起草、撰寫、排版、打印、裝訂及歸檔管理,確保文件查閱便捷、安全。接收、傳遞外部文件(函件、快遞、郵件等),及時反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并跟蹤處理進(jìn)度,做好記錄留存。維護(hù)公司電子文檔庫,定期更新文件版本,確保電子資料的完整性和保密性。
2、會議與活動支持:協(xié)助組織公司內(nèi)部會議(例會、項目會、總結(jié)會等),負(fù)責(zé)會議通知下發(fā)、會議室預(yù)訂、會場布置(設(shè)備調(diào)試、資料分發(fā)、茶水準(zhǔn)備等)。準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容,整理會議紀(jì)要,及時分發(fā)至參會人員,并跟蹤會議決議的落實情況,向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展。協(xié)助組織公司團(tuán)建、年會、培訓(xùn)等集體活動,負(fù)責(zé)前期籌備(場地對接、物料采購、人員統(tǒng)計)、現(xiàn)場執(zhí)行及后期總結(jié)歸檔。
3、行政事務(wù)統(tǒng)籌:負(fù)責(zé)辦公物資的采購、入庫、領(lǐng)用登記與管理,定期盤點庫存,根據(jù)需求制定采購計劃,控制辦公成本,確保物資供應(yīng)充足(如文具、耗材、飲用水、綠植等)。維護(hù)辦公環(huán)境整潔有序,協(xié)調(diào)保潔、維修等相關(guān)事宜,處理辦公設(shè)備(電腦、打印機(jī)、投影儀等)的日常故障報修與維護(hù)對接。
負(fù)責(zé)公司員工考勤統(tǒng)計、假期審批流程跟進(jìn),整理考勤數(shù)據(jù)并提交至人力資源部門。
4、溝通協(xié)調(diào)與接待:負(fù)責(zé)公司內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào),傳遞工作信息,協(xié)助解決跨部門協(xié)作中的簡單問題,確保工作推進(jìn)順暢。負(fù)責(zé)來訪客戶、合作伙伴、面試人員的接待工作,引導(dǎo)至指定區(qū)域,安排茶水、通知相關(guān)對接人,展現(xiàn)公司良好形象。處理公司日常電話、郵件咨詢,對重要信息及時記錄并反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人,做到響應(yīng)及時、溝通高效。
5、其他輔助工作:協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù),如日程安排、行程預(yù)訂(機(jī)票、酒店、車輛等)、文件傳遞與匯報等。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性行政工作,確保工作及時、高效完成。