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更新于 4月27日

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行政文員

5000-6000元

烏魯木齊沙依巴克區(qū)
1-3年
本科
全職
招1人

職位描述

接待事務(wù)固定資產(chǎn)管理企業(yè)文化溝通能力強(qiáng)

日常辦公事務(wù)處理

辦公用品管理
- 負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃擬定，根據(jù)各部門實(shí)際使用情況及庫(kù)存狀況，定期統(tǒng)計(jì)所需辦公用品的種類和數(shù)量，向供應(yīng)商下單采購(gòu)。
- 做好辦公用品的入庫(kù)驗(yàn)收工作，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求，登記入庫(kù)信息。
- 按需分發(fā)辦公用品至各部門，同時(shí)做好領(lǐng)用記錄，明確領(lǐng)用人員、時(shí)間、物品名稱及數(shù)量等，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保賬物相符。
辦公環(huán)境維護(hù)
- 監(jiān)督辦公區(qū)域的衛(wèi)生狀況，協(xié)調(diào)保潔人員做好日常清潔、消毒工作，保障辦公環(huán)境整潔、舒適。
- 負(fù)責(zé)辦公區(qū)域內(nèi)綠植的養(yǎng)護(hù)管理，定期澆水、修剪，發(fā)現(xiàn)綠植有病蟲(chóng)害等問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系專業(yè)人員處理或更換。
- 對(duì)辦公區(qū)域的設(shè)施擺放進(jìn)行合理規(guī)劃，根據(jù)實(shí)際需求調(diào)配桌椅、文件柜等辦公家具，確保空間利用高效、有序。

文件資料管理

收發(fā)與登記
- 接收外來(lái)文件、信件、快遞等，仔細(xì)核對(duì)收件信息，及時(shí)做好簽收登記，注明收件日期、來(lái)源等關(guān)鍵內(nèi)容，并按緊急程度和重要性分類整理。
- 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的發(fā)放工作，根據(jù)文件的傳閱范圍準(zhǔn)確送達(dá)至相應(yīng)部門或人員手中，要求收件人簽字確認(rèn)，同時(shí)跟蹤文件傳閱進(jìn)度，確保文件按時(shí)回收。
整理與歸檔
- 對(duì)各類文件資料（包括合同、報(bào)告、規(guī)章制度等）進(jìn)行系統(tǒng)的分類整理，按照年份、項(xiàng)目、部門等合理分類，便于查找和檢索。
- 定期將整理好的文件資料進(jìn)行歸檔保存，將其妥善存放在專門的檔案柜或檔案室內(nèi)，編制檔案目錄索引，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、存放位置等信息。
- 嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間以及借閱用途等情況，督促借閱人按時(shí)歸還檔案。

會(huì)議與活動(dòng)組織

會(huì)議組織
- 根據(jù)會(huì)議召集人的要求，提前預(yù)訂合適的會(huì)議室，協(xié)調(diào)解決會(huì)議室使用沖突問(wèn)題，確保會(huì)議順利進(jìn)行。
- 準(zhǔn)備會(huì)議所需的各項(xiàng)資料，如打印并裝訂會(huì)議文件、制作演示文稿、準(zhǔn)備紙筆等，在會(huì)議前擺放至相應(yīng)位置。
- 通知參會(huì)人員會(huì)議的具體時(shí)間、地點(diǎn)、議程等重要信息，通過(guò)電話、郵件或即時(shí)通訊工具等進(jìn)行有效傳達(dá)，并做好參會(huì)人員的回復(fù)確認(rèn)工作，提前統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)。
- 在會(huì)議過(guò)程中，做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)等關(guān)鍵信息，會(huì)后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送給參會(huì)人員及需要知曉的部門。
活動(dòng)策劃與執(zhí)行
- 協(xié)助策劃公司內(nèi)部的團(tuán)建活動(dòng)、年會(huì)、培訓(xùn)等各類活動(dòng)，參與活動(dòng)方案的制定，提出合理的建議和意見(jiàn)，如活動(dòng)形式、場(chǎng)地選擇、預(yù)算安排等方面。
- 按照活動(dòng)方案，負(fù)責(zé)活動(dòng)的具體籌備工作，包括場(chǎng)地布置、物資采購(gòu)、人員邀請(qǐng)、活動(dòng)宣傳等環(huán)節(jié)，確保活動(dòng)能夠按計(jì)劃順利開(kāi)展。
- 在活動(dòng)結(jié)束后，做好活動(dòng)總結(jié)工作，收集參與人員的反饋意見(jiàn)，整理活動(dòng)資料（如照片、視頻等），分析活動(dòng)效果，為今后類似活動(dòng)的舉辦提供經(jīng)驗(yàn)參考。

對(duì)外聯(lián)絡(luò)與接待

來(lái)訪接待
- 熱情、禮貌地接待來(lái)訪客人，主動(dòng)詢問(wèn)來(lái)訪事由、預(yù)約情況等，通過(guò)電話或內(nèi)部通訊工具聯(lián)系被訪人員，確認(rèn)接待事宜。
- 引導(dǎo)來(lái)訪客人至指定的接待區(qū)域就座，為客人提供茶水、飲料等服務(wù)，在等待過(guò)程中與客人進(jìn)行適當(dāng)交流，維護(hù)公司良好的形象。
- 對(duì)重要來(lái)訪客人，協(xié)助做好接待安排，如安排會(huì)議室、準(zhǔn)備接待資料等，根據(jù)需要參與接待會(huì)議，做好會(huì)議記錄等相關(guān)工作。
對(duì)外聯(lián)絡(luò)溝通
- 與各類外部機(jī)構(gòu)（如辦公用品供應(yīng)商、快遞物流公司、物業(yè)等）保持良好的溝通聯(lián)系，及時(shí)處理合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)調(diào)解決相關(guān)事務(wù)，如催貨、投訴處理、費(fèi)用結(jié)算等。
- 協(xié)助辦理公司的各項(xiàng)行政事務(wù)手續(xù)，如工商年檢、資質(zhì)證書辦理、文件蓋章等，按照要求準(zhǔn)備相關(guān)材料，與政府部門、業(yè)務(wù)合作單位等進(jìn)行對(duì)接溝通，確保手續(xù)辦理順利。

行政協(xié)助與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

行政協(xié)助
- 為公司各部門提供行政方面的支持和協(xié)助，例如幫助人事部門整理員工檔案、協(xié)助財(cái)務(wù)部門收集報(bào)銷憑證等，根據(jù)各部門需求及時(shí)響應(yīng)并完成相應(yīng)任務(wù)。
- 參與公司行政管理制度的制定與完善工作，收集各部門的意見(jiàn)和建議，對(duì)日常行政工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行梳理，提出改進(jìn)措施，配合相關(guān)部門進(jìn)行制度的修訂和宣貫。
數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析
- 負(fù)責(zé)收集、整理和統(tǒng)計(jì)各類行政數(shù)據(jù)，如辦公用品消耗數(shù)據(jù)、行政費(fèi)用支出數(shù)據(jù)、各部門文件收發(fā)數(shù)量等，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)臺(tái)賬，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。
- 定期對(duì)行政數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，制作行政報(bào)表（如月度辦公用品消耗報(bào)表、季度行政費(fèi)用分析報(bào)表等），通過(guò)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)行政工作的開(kāi)展情況、存在的問(wèn)題以及趨勢(shì)變化，為公司領(lǐng)導(dǎo)的決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。
- 任職要求：
- 1. 大專以上學(xué)歷，不限專業(yè)，165以上自身外形條件優(yōu)秀；
- 2. 有1年以上行政文員工作者優(yōu)先；
- 3. 具有較強(qiáng)的溝通能力，組織協(xié)調(diào)能力，積極向上、善于學(xué)習(xí)；
- 4. 具有團(tuán)隊(duì)合作精神，做事細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)，能承受一定的壓力；
- 5. 接收應(yīng)屆畢業(yè)生，有人帶，有過(guò)學(xué)生干部或?qū)嵙?xí)經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先；
- 6. 有責(zé)任心，可以獨(dú)立開(kāi)展工作。