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1. 文檔管理工作流程建立與維護(hù)
制定并完善項目文檔管理流程、標(biāo)準(zhǔn)及要求，確保符合行業(yè)規(guī)范及公司要求。
負(fù)責(zé)項目文檔的分類、編碼、存檔、檢索及版本控制，確保文檔結(jié)構(gòu)清晰、易于管理及查找。
2. 文檔全生命周期管理
負(fù)責(zé)項目文檔（技術(shù)文件、合同、圖紙、會議紀(jì)要、變更單、驗收報告、聯(lián)絡(luò)函等）的接收、登記、審核、分發(fā)、更新及歸檔。
監(jiān)控文檔流轉(zhuǎn)流程，確保審批、簽發(fā)、傳遞等環(huán)節(jié)的及時性和合規(guī)性并保留記錄。
建立文件借閱記錄。定期檢查文檔的完整性、一致性，及時處理過期或作廢文件。
3. 信息化管理
使用文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行電子化文檔管理，優(yōu)化文檔存儲和共享效率，負(fù)責(zé)系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，確保文檔安全性和保密性，定期備份重要資料。
4. 合規(guī)與審計支持
配合內(nèi)外部審計、質(zhì)量檢查或項目驗收，提供完整的文檔支持。
確保文檔管理符合行業(yè)法規(guī)、合同條款及公司內(nèi)控要求，規(guī)避法律風(fēng)險
5.公章管理
負(fù)責(zé)項目組公章的物理保管，確保存放于指定保險柜或安全場所，防止丟失、盜用或損毀。
建立并維護(hù)《公章使用臺賬》，詳細(xì)記錄每次用印的日期、文件名稱、用途、審批人、用印人等信息，確?？勺匪?。
嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程，審核用印文件是否經(jīng)過相關(guān)責(zé)任人（如項目經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人）的書面或系統(tǒng)審批。
核對用印文件內(nèi)容（如合同、協(xié)議、變更單、驗收文件等）的完整性和合規(guī)性，確保與審批內(nèi)容一致，避免用印文件存在法律風(fēng)險。
6. 溝通與協(xié)調(diào)
與項目團(tuán)隊、設(shè)計院、施工方、監(jiān)理單位等溝通，協(xié)調(diào)文檔提交和修訂需求，解答文檔管理相關(guān)問題，提供流程指導(dǎo)和技術(shù)支持。
7. 培訓(xùn)與改進(jìn)
對項目成員進(jìn)行文檔管理規(guī)范的培訓(xùn)，提升團(tuán)隊文檔意識。
持續(xù)優(yōu)化文檔管理流程，提出效率改進(jìn)建議。
二、崗位要求
1. 教育背景
本科及以上學(xué)歷，工程管理、檔案管理、信息管理、土木工程等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2. 經(jīng)驗要求
2年以上工程類項目文控管理經(jīng)驗，熟悉工程項目建設(shè)流程及文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。有大型基建、EPC項目經(jīng)驗者優(yōu)先。
3. 技能要求
熟練使用Office辦公軟件、文檔管理系統(tǒng)等）。
熟悉圖紙管理、版本控制及變更流程，具備較強(qiáng)的邏輯性和細(xì)節(jié)把控能力。
良好的溝通協(xié)調(diào)能力，責(zé)任心強(qiáng)，能夠適應(yīng)高強(qiáng)度工作。
4.證書要求
持有檔案管理員證書者優(yōu)先。
三、附加說明
- 該崗位需適應(yīng)項目現(xiàn)場辦公。
- 對保密性要求高，需嚴(yán)格遵守公司信息安全規(guī)定。