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崗位職責(zé)
一、文件管理與控制
1、負(fù)責(zé)公司各類文件的創(chuàng)建、編號(hào)、分類、存儲(chǔ)及版本控制，確保文件命名規(guī)范、分類清晰。
2、維護(hù)電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）或紙質(zhì)檔案庫，定期檢查文件完整性，防止丟失或損壞。
3、建立文件權(quán)限管理機(jī)制，確保敏感文件僅授權(quán)人員可訪問。
二、 文件審核與標(biāo)準(zhǔn)化
1、審核文件的格式、內(nèi)容及審批流程，確保符合公司模板、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)要求。
2、監(jiān)督文件修訂流程，記錄版本變更歷史，避免因版本混淆導(dǎo)致工作失誤。
三、文件分發(fā)與歸檔
1、跟蹤文件分發(fā)流程，確保文件及時(shí)送達(dá)相關(guān)部門或人員，并留存分發(fā)記錄。
2、根據(jù)公司檔案管理制度，定期對(duì)文件進(jìn)行歸檔，對(duì)過期或作廢文件執(zhí)行安全銷毀程序。
四、 流程優(yōu)化與技術(shù)支持
1、優(yōu)化文件管理流程，提出改進(jìn)建議以提高效率，降低文檔管理成本。
2、協(xié)助員工使用文檔管理系統(tǒng)，提供操作培訓(xùn)和技術(shù)支持。
五、合規(guī)與審計(jì)支持
1、確保文件管理符合公司內(nèi)控要求及外部監(jiān)管規(guī)定（如ISO標(biāo)準(zhǔn)、GDPR等）。
2、配合內(nèi)外部審計(jì)工作，提供完整的文件記錄和調(diào)閱支持。
六、跨部門協(xié)作
1、與各部門溝通協(xié)調(diào)，解決文件管理中的問題，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行。
2、參與新項(xiàng)目文件管理方案的制定，確保項(xiàng)目文檔合規(guī)、可追溯。
七、應(yīng)急與保密管理
1、制定文件備份及災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，確保緊急情況下文件可快速恢復(fù)。
2、嚴(yán)格執(zhí)行保密協(xié)議，防止商業(yè)機(jī)密或敏感信息泄露。
任職要求：
一、本科及以上學(xué)歷，文秘、檔案管理、信息管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
二、熟練使用Office辦公軟件及EDMS系統(tǒng)（如SharePoint、Confluence等）。
三、具備較強(qiáng)的邏輯性、細(xì)致度和責(zé)任心，熟悉ISO 9001等質(zhì)量管理體系者優(yōu)先。
四、良好的溝通能力及團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。