工作職責：

1. 資料收集與接收：

· 負責接收、登記項目（或公司）產生的所有文件、圖紙、合同、報告、信函等各類資料。

· 主動向各相關部門（如工程、技術、采購、商務等）收集應歸檔的文件資料。

· 確保收集到的文件是最終版本，且簽字、蓋章等手續(xù)齊全。

2. 資料整理與編目：

· 對收集來的資料進行科學的分類、排序、編目、立卷和裝訂。

· 按照公司規(guī)定或行業(yè)標準對檔案進行標準化整理。

· 為每一份文件建立清晰的標識和索引，便于快速檢索。

3. 資料歸檔與保管：

· 負責將整理好的資料及時、準確地存入指定的檔案柜或檔案庫房。

· 嚴格執(zhí)行檔案借閱、復制管理制度，辦理借閱登記手續(xù)，并負責催還。

· 做好檔案室的日常管理工作，包括“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光）工作，確保檔案安全。

4. 電子資料管理：

· 使用專業(yè)的檔案管理軟件或辦公軟件（如OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)）對電子文件進行同步管理。

· 負責電子文件的掃描、錄入、存儲、備份和權限設置，確保電子檔案與紙質檔案的一致性。

· 定期對電子數據進行備份，防止數據丟失。

5. 資料傳遞與報送：

· 根據項目進度和要求，向建設單位、監(jiān)理單位、上級主管部門等報送相關文件。

· 負責與外部單位之間的文件收發(fā)工作，并做好記錄。

6. 竣工驗收資料準備（特別針對工程項目）：

· 在項目末期，集中整理、匯編所有工程資料，確保其完整、合規(guī)，以滿足竣工驗收和審計的要求。

· 協(xié)助辦理工程檔案的移交和備案手續(xù)。

7. 其他日常工作：

· 負責辦公室日常文書工作，如打印、復印、傳真等。

· 完成領導交辦的其他臨時性任務。

任職要求

一．教育背景：中專及以上學歷，工程管理、檔案管理、文秘、行政管理等相關專業(yè)優(yōu)先。

二．經驗技能：熟練使用Office辦公軟件（Word, Excel, PowerPoint）、檔案管理軟件，有時需要會使用CAD看圖軟件。

三．個人素質：

· 細心嚴謹：對數字和文字高度敏感，有極強的責任心，避免出錯。

· 條理清晰：有很強的邏輯性和條理性，善于分類和歸納。

· 溝通能力：需要與多個部門打交道，良好的溝通能力有助于收集資料。

· 學習能力：能快速學習行業(yè)知識和相關的檔案管理規(guī)范。

· 保密意識：對經手的涉密文件能嚴格遵守保密規(guī)定。

· 能適應跟隨項目部長期出差