職位描述
檔案錄入檔案整理保密管理
一、 文件資料的全過(guò)程管理
1. 接收與登記：
· 負(fù)責(zé)日常公文、信件、傳真、圖紙、合同等各類(lèi)文件的接收、清點(diǎn)、登記與編號(hào)。
· 建立文件收發(fā)臺(tái)賬，確保所有往來(lái)文件有跡可循。
2. 分類(lèi)與整理：
· 對(duì)接收的文件進(jìn)行初步審核，判斷文件性質(zhì)、緊急性和重要性。
· 按照公司規(guī)定、部門(mén)或項(xiàng)目類(lèi)型、保密級(jí)別等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、排序和整理。
3. 歸檔與保管：
· 嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行立卷、編目、裝訂（或電子歸檔）和入庫(kù)。
· 負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案與電子檔案的日常維護(hù)、保管，確保檔案存放安全、整潔、有序，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作。
· 定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的完整與安全。
4. 借閱與流轉(zhuǎn)：
· 管理文件借閱流程，辦理借閱登記手續(xù)，跟蹤文件流向，督促及時(shí)歸還。
· 根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確、及時(shí)地將文件傳遞至相關(guān)部門(mén)或人員處理。
5. 銷(xiāo)毀與清退：
· 定期對(duì)過(guò)期、作廢文件進(jìn)行鑒定和清理。
· 按規(guī)定程序?qū)o(wú)保留價(jià)值的文件進(jìn)行銷(xiāo)毀（粉碎、焚燒、電子刪除），并做好記錄。
二、 保密文書(shū)與行政支持職責(zé)
1. 文書(shū)處理：
· 保密文件的起草、打印、復(fù)印、掃描、裝訂各類(lèi)日常公文、報(bào)表和文件。
· 確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字流暢。
2. 會(huì)議與記錄：
· 協(xié)助安排會(huì)議，準(zhǔn)備會(huì)議材料。
· 負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、紀(jì)要的撰寫(xiě)、整理、分發(fā)和歸檔。
3. 數(shù)據(jù)錄入與統(tǒng)計(jì)：
· 將重要文件信息錄入電腦管理系統(tǒng)，建立電子化檔案庫(kù)。
· 負(fù)責(zé)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、匯總和制表工作。
三、 溝通與協(xié)調(diào)職責(zé)
1. 內(nèi)部溝通： 與公司內(nèi)部各部門(mén)保持良好溝通，確保文件信息的順暢流轉(zhuǎn)和收集。
2. 外部聯(lián)系： 有時(shí)需要與外部客戶(hù)、供應(yīng)商或相關(guān)單位進(jìn)行簡(jiǎn)單的文件往來(lái)溝通。
四、 保密與合規(guī)職責(zé)
1. 保密義務(wù)： 嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不泄露任何涉密信息和文件內(nèi)容。
2. 合規(guī)操作： 確保所有文件管理工作符合公司規(guī)章制度和國(guó)家及行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)（如《中華人民共和國(guó)檔案法》）。
任職要求（通常與職責(zé)配套）
· 教育背景： 通常要求大專(zhuān)及以上學(xué)歷，文秘、檔案管理、行政管理、中文等相關(guān)專(zhuān)業(yè)優(yōu)先。
· 技能要求：
· 熟練使用Office辦公軟件（Word, Excel, PowerPoint），尤其Excel。
· 熟悉辦公設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）的操作。
· 良好的書(shū)面和口頭表達(dá)能力。
· 素質(zhì)要求：
· 極強(qiáng)的責(zé)任心和細(xì)心，能夠處理繁瑣事務(wù)。
· 條理清晰，有良好的邏輯性和組織能力。
· 學(xué)習(xí)能力和保密意識(shí)強(qiáng)。
· 耐心、沉穩(wěn)，有良好的團(tuán)隊(duì)合作精神。
1. 接收與登記：
· 負(fù)責(zé)日常公文、信件、傳真、圖紙、合同等各類(lèi)文件的接收、清點(diǎn)、登記與編號(hào)。
· 建立文件收發(fā)臺(tái)賬，確保所有往來(lái)文件有跡可循。
2. 分類(lèi)與整理：
· 對(duì)接收的文件進(jìn)行初步審核，判斷文件性質(zhì)、緊急性和重要性。
· 按照公司規(guī)定、部門(mén)或項(xiàng)目類(lèi)型、保密級(jí)別等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、排序和整理。
3. 歸檔與保管：
· 嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行立卷、編目、裝訂（或電子歸檔）和入庫(kù)。
· 負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案與電子檔案的日常維護(hù)、保管，確保檔案存放安全、整潔、有序，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作。
· 定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的完整與安全。
4. 借閱與流轉(zhuǎn)：
· 管理文件借閱流程，辦理借閱登記手續(xù)，跟蹤文件流向，督促及時(shí)歸還。
· 根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確、及時(shí)地將文件傳遞至相關(guān)部門(mén)或人員處理。
5. 銷(xiāo)毀與清退：
· 定期對(duì)過(guò)期、作廢文件進(jìn)行鑒定和清理。
· 按規(guī)定程序?qū)o(wú)保留價(jià)值的文件進(jìn)行銷(xiāo)毀（粉碎、焚燒、電子刪除），并做好記錄。
二、 保密文書(shū)與行政支持職責(zé)
1. 文書(shū)處理：
· 保密文件的起草、打印、復(fù)印、掃描、裝訂各類(lèi)日常公文、報(bào)表和文件。
· 確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字流暢。
2. 會(huì)議與記錄：
· 協(xié)助安排會(huì)議，準(zhǔn)備會(huì)議材料。
· 負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、紀(jì)要的撰寫(xiě)、整理、分發(fā)和歸檔。
3. 數(shù)據(jù)錄入與統(tǒng)計(jì)：
· 將重要文件信息錄入電腦管理系統(tǒng)，建立電子化檔案庫(kù)。
· 負(fù)責(zé)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、匯總和制表工作。
三、 溝通與協(xié)調(diào)職責(zé)
1. 內(nèi)部溝通： 與公司內(nèi)部各部門(mén)保持良好溝通，確保文件信息的順暢流轉(zhuǎn)和收集。
2. 外部聯(lián)系： 有時(shí)需要與外部客戶(hù)、供應(yīng)商或相關(guān)單位進(jìn)行簡(jiǎn)單的文件往來(lái)溝通。
四、 保密與合規(guī)職責(zé)
1. 保密義務(wù)： 嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不泄露任何涉密信息和文件內(nèi)容。
2. 合規(guī)操作： 確保所有文件管理工作符合公司規(guī)章制度和國(guó)家及行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)（如《中華人民共和國(guó)檔案法》）。
任職要求（通常與職責(zé)配套）
· 教育背景： 通常要求大專(zhuān)及以上學(xué)歷，文秘、檔案管理、行政管理、中文等相關(guān)專(zhuān)業(yè)優(yōu)先。
· 技能要求：
· 熟練使用Office辦公軟件（Word, Excel, PowerPoint），尤其Excel。
· 熟悉辦公設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）的操作。
· 良好的書(shū)面和口頭表達(dá)能力。
· 素質(zhì)要求：
· 極強(qiáng)的責(zé)任心和細(xì)心，能夠處理繁瑣事務(wù)。
· 條理清晰，有良好的邏輯性和組織能力。
· 學(xué)習(xí)能力和保密意識(shí)強(qiáng)。
· 耐心、沉穩(wěn)，有良好的團(tuán)隊(duì)合作精神。
工作地點(diǎn)
北京市-密云區(qū)-密石路金叵羅村姚家灣1號(hào)院
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