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工作職責(zé)
一、行政管理工作
1. 行政事務(wù)
負(fù)責(zé)部門(mén)各類(lèi)文件、資料的整理與歸檔工作。仔細(xì)甄別文件類(lèi)別，按照日期、項(xiàng)目等合理標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)存放，確保文件資料的易查找性，方便部門(mén)同事隨時(shí)獲取所需信息。

協(xié)助安排部門(mén)會(huì)議，包括預(yù)訂合適的會(huì)議室，提前與相關(guān)人員溝通會(huì)議時(shí)間，確保無(wú)時(shí)間沖突。保障會(huì)議的順利進(jìn)行；會(huì)議中做好會(huì)議記錄，準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的重點(diǎn)內(nèi)容、決策事項(xiàng)等；會(huì)議后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給相關(guān)人員，并跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況。

管理部門(mén)辦公用品，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，根據(jù)使用情況和部門(mén)需求，及時(shí)申請(qǐng)采購(gòu)。對(duì)新采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行登記，并按照規(guī)定合理分配給部門(mén)員工，確保辦公用品的有效利用，避免浪費(fèi)。
2. 信息溝通協(xié)調(diào)
作為部門(mén)與其他部門(mén)之間的溝通橋梁，及時(shí)傳達(dá)部門(mén)的工作需求和信息給其他部門(mén)，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，將其他部門(mén)反饋的信息及時(shí)傳遞給本部門(mén)負(fù)責(zé)人，促進(jìn)部門(mén)間的高效協(xié)作。
協(xié)助處理部門(mén)內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)工作，對(duì)于同事之間的工作銜接問(wèn)題，積極協(xié)調(diào)，提供必要的支持，確保部門(mén)工作流程的順暢運(yùn)行。
接聽(tīng)部門(mén)辦公電話，禮貌、專(zhuān)業(yè)地回答來(lái)電咨詢(xún)，對(duì)于無(wú)法立即解答的問(wèn)題，做好記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)責(zé)任人，跟進(jìn)問(wèn)題的解決進(jìn)度并回復(fù)來(lái)電者。
3. 數(shù)據(jù)與報(bào)表處理
收集、整理部門(mén)相關(guān)的數(shù)據(jù)，如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、考勤數(shù)據(jù)等。對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。
根據(jù)部門(mén)要求，制作各類(lèi)報(bào)表，如月度工作總結(jié)報(bào)表、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)表等。運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)處理工具，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和可視化展示，為部門(mén)決策提供直觀、有效的數(shù)據(jù)支持。
定期將報(bào)表提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行修正，并根據(jù)負(fù)責(zé)人的反饋意見(jiàn)，對(duì)報(bào)表進(jìn)行優(yōu)化和完善。
4. 領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)執(zhí)行
認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)的意圖和要求，制定合理的工作計(jì)劃和時(shí)間表，確保任務(wù)能夠按時(shí)、高質(zhì)量完成。
在執(zhí)行任務(wù)過(guò)程中，遇到問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出合理的解決方案建議。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)提出的指導(dǎo)意見(jiàn)，虛心接受并嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。
任務(wù)完成后，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)任務(wù)執(zhí)行情況，包括任務(wù)完成的結(jié)果、遇到的問(wèn)題及解決措施等，為領(lǐng)導(dǎo)提供全面的工作反饋。
二、檔案管理工作
1. 檔案收集與整理
負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案資料的收集工作，包括但不限于合同檔案、業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等。依據(jù)檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，定期從各部門(mén)、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)獲取應(yīng)歸檔的文件材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。
2. 文檔撰寫(xiě)與編輯
撰寫(xiě)各類(lèi)商務(wù)文檔，如商務(wù)報(bào)告、方案策劃、項(xiàng)目總結(jié)等，要求內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰，符合商務(wù)規(guī)范；對(duì)上級(jí)提供的文檔進(jìn)行編輯、校對(duì)，確保文檔格式規(guī)范、語(yǔ)言通順、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，提升文檔質(zhì)量，樹(shù)立公司良好形象。
3. 檔案保管工作
確保檔案庫(kù)房的安全，配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防霉等設(shè)施設(shè)備，并定期檢查維護(hù)。
對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量與目錄記錄是否一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案缺失、損壞等問(wèn)題。每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，記錄檔案的實(shí)際情況。
4. 檔案信息化管理
負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。運(yùn)用掃描、錄入等技術(shù)手段，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。維護(hù)和更新檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
及時(shí)處理系統(tǒng)故障，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。根據(jù)單位業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。
利用信息化技術(shù)，開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。如通過(guò)數(shù)據(jù)分析，挖掘檔案中的有價(jià)值信息，為單位的決策提供支持。
5. 其他檔案工作
協(xié)助制定和完善單位的檔案管理制度和流程，參與檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定與修訂，使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。
開(kāi)展檔案宣傳與培訓(xùn)工作，提高單位員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能。定期組織檔案知識(shí)講座、培訓(xùn)活動(dòng)，發(fā)放宣傳資料。
完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的臨時(shí)性任務(wù)。
任職要求：
1. 專(zhuān)科及以上學(xué)歷。財(cái)務(wù)、電子商務(wù)相關(guān)專(zhuān)業(yè)優(yōu)先。
2. 熟練使用Excel\Word\PPT等日常辦公軟件，熟練掌握基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理工具的應(yīng)
用，如vlookup、透視表等，并具有一定檔案管理、材料編輯處理及會(huì)議組織能
力。
3. 年齡22-38歲。
4. 具有上述專(zhuān)業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。
5. 邏輯思維性強(qiáng)，具有良好的溝通和獨(dú)立解決問(wèn)題的能力。
職位福利：五險(xiǎn)一金、補(bǔ)充醫(yī)療、帶薪年假、定期體檢、周末雙休、餐補(bǔ)、交通
補(bǔ)、通訊補(bǔ)