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景觀公司辦公室主任的職責通常涵蓋行政管理、人事協(xié)調(diào)、對接甲方、出去辦事、后勤保障及跨部門協(xié)作等多個方面，確保公司日常運營高效有序。
1. 行政管理與制度建設
文件與檔案管理：負責公司文件（合同、項目資料、行政文書等）的起草、歸檔及保密工作，建立標準化檔案管理系統(tǒng)。
流程優(yōu)化：制定和完善辦公室管理制度（如考勤、采購、用車等），監(jiān)督執(zhí)行并定期優(yōu)化流程。
會議組織安排公司會議（如項目例會、管理層會議），記錄會議紀要并跟蹤決議落實。
2. 人力資源協(xié)調(diào)**
招聘與入職：協(xié)助HR部門完成招聘流程，安排新員工入職培訓及辦公設備配置。
考勤與績效：統(tǒng)計員工考勤、請假數(shù)據(jù)，協(xié)助績效考核的初步審核。
員工關系：組織團建活動，處理員工日常訴求，營造良好的辦公氛圍。
3. 后勤保障與物資管理**
- **辦公環(huán)境維護**：監(jiān)督保潔、綠植維護、設備維修（如空調(diào)、網(wǎng)絡），確保辦公環(huán)境安全舒適。
- **物資采購**：管理辦公用品、耗材的采購與分發(fā)，控制成本并維護供應商關系。
- **固定資產(chǎn)管理**：登記、盤點公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機），協(xié)調(diào)維修或報廢。
4. 財務與預算協(xié)助**
- **費用報銷**：審核部門日常費用（差旅、招待等），對接財務部完成報銷流程。
- **預算編制**：參與辦公室年度預算制定，監(jiān)控日常行政開支。
財務緊張把控：各個項目進賬追款，需全全把控
### **5. 項目支持與跨部門協(xié)作**
- **項目后勤**：為設計、工程部門提供支持，如協(xié)調(diào)項目所需的辦公資源、差旅安排。
- **內(nèi)外溝通**：對接客戶、合作方來訪接待，處理政府或行業(yè)主管部門的行政事務（如資質(zhì)申報）。
### **6. 安全與應急管理**
- **安全管理**：落實消防、防盜措施，組織安全培訓及應急預案演練。
- **突發(fā)事件處理**：協(xié)調(diào)解決辦公區(qū)域的緊急情況（如停電、網(wǎng)絡故障）。
### **7. 企業(yè)文化建設**
- **活動策劃**：組織年會、節(jié)日活動、行業(yè)展會等，提升企業(yè)形象和員工凝聚力。
- **文化宣傳**：維護公司宣傳欄、內(nèi)部通訊平臺，傳遞企業(yè)文化價值觀。
### **任職要求**
- **專業(yè)背景**：行政管理、工商管理等相關專業(yè)優(yōu)先，熟悉景觀行業(yè)者更佳。
- **技能要求**：熟練使用Office、OA系統(tǒng)，具備基礎財務知識和談判能力。
- **個人素質(zhì)**：責任心強，溝通協(xié)調(diào)能力突出，能處理多任務并行。
### **工作特點**
- **瑣碎但關鍵**：工作內(nèi)容涉及細節(jié)多，需高度耐心和條理性。
- **橋梁角色**：連接管理層與員工、部門與外部單位，需高情商和應變能力。