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景觀公司辦公室主任的職責(zé)通常涵蓋行政管理、人事協(xié)調(diào)、對(duì)接甲方、出去辦事、后勤保障及跨部門協(xié)作等多個(gè)方面，確保公司日常運(yùn)營高效有序。
1. 行政管理與制度建設(shè)
文件與檔案管理：負(fù)責(zé)公司文件（合同、項(xiàng)目資料、行政文書等）的起草、歸檔及保密工作，建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理系統(tǒng)。
流程優(yōu)化：制定和完善辦公室管理制度（如考勤、采購、用車等），監(jiān)督執(zhí)行并定期優(yōu)化流程。
會(huì)議組織安排公司會(huì)議（如項(xiàng)目例會(huì)、管理層會(huì)議），記錄會(huì)議紀(jì)要并跟蹤決議落實(shí)。
2. 人力資源協(xié)調(diào)**
招聘與入職：協(xié)助HR部門完成招聘流程，安排新員工入職培訓(xùn)及辦公設(shè)備配置。
考勤與績效：統(tǒng)計(jì)員工考勤、請(qǐng)假數(shù)據(jù)，協(xié)助績效考核的初步審核。
員工關(guān)系：組織團(tuán)建活動(dòng)，處理員工日常訴求，營造良好的辦公氛圍。
3. 后勤保障與物資管理**
- **辦公環(huán)境維護(hù)**：監(jiān)督保潔、綠植維護(hù)、設(shè)備維修（如空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)），確保辦公環(huán)境安全舒適。
- **物資采購**：管理辦公用品、耗材的采購與分發(fā)，控制成本并維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。
- **固定資產(chǎn)管理**：登記、盤點(diǎn)公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)），協(xié)調(diào)維修或報(bào)廢。
4. 財(cái)務(wù)與預(yù)算協(xié)助**
- **費(fèi)用報(bào)銷**：審核部門日常費(fèi)用（差旅、招待等），對(duì)接財(cái)務(wù)部完成報(bào)銷流程。
- **預(yù)算編制**：參與辦公室年度預(yù)算制定，監(jiān)控日常行政開支。
財(cái)務(wù)緊張把控：各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)賬追款，需全全把控
### **5. 項(xiàng)目支持與跨部門協(xié)作**
- **項(xiàng)目后勤**：為設(shè)計(jì)、工程部門提供支持，如協(xié)調(diào)項(xiàng)目所需的辦公資源、差旅安排。
- **內(nèi)外溝通**：對(duì)接客戶、合作方來訪接待，處理政府或行業(yè)主管部門的行政事務(wù)（如資質(zhì)申報(bào)）。
### **6. 安全與應(yīng)急管理**
- **安全管理**：落實(shí)消防、防盜措施，組織安全培訓(xùn)及應(yīng)急預(yù)案演練。
- **突發(fā)事件處理**：協(xié)調(diào)解決辦公區(qū)域的緊急情況（如停電、網(wǎng)絡(luò)故障）。
### **7. 企業(yè)文化建設(shè)**
- **活動(dòng)策劃**：組織年會(huì)、節(jié)日活動(dòng)、行業(yè)展會(huì)等，提升企業(yè)形象和員工凝聚力。
- **文化宣傳**：維護(hù)公司宣傳欄、內(nèi)部通訊平臺(tái)，傳遞企業(yè)文化價(jià)值觀。
### **任職要求**
- **專業(yè)背景**：行政管理、工商管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先，熟悉景觀行業(yè)者更佳。
- **技能要求**：熟練使用Office、OA系統(tǒng)，具備基礎(chǔ)財(cái)務(wù)知識(shí)和談判能力。
- **個(gè)人素質(zhì)**：責(zé)任心強(qiáng)，溝通協(xié)調(diào)能力突出，能處理多任務(wù)并行。
### **工作特點(diǎn)**
- **瑣碎但關(guān)鍵**：工作內(nèi)容涉及細(xì)節(jié)多，需高度耐心和條理性。
- **橋梁角色**：連接管理層與員工、部門與外部單位，需高情商和應(yīng)變能力。