崗位職責:
1. 配合銷售人員接待加裝電梯客戶,做好溝通對接。
2. 收集、整理加裝電梯備案前期資料,向住建部門提交備案及施工許可申請,跟進直至獲取相關證件;同步收集施工環(huán)節(jié)資料,竣工后整理歸檔至檔案館。
3. 負責公司各類檔案(含銷售合同、投標文件、項目資料等)的分類、歸檔、保管及借閱登記,確保檔案完整規(guī)范。
4. 記錄銷售部工作晨會內容,存檔銷售人員周工作總結與計劃。
5. 協(xié)助銷售部經理更新周、月度銷售滾動信息表,錄入項目預報表并管理原始檔案。
6. 制作銷售部投標書、報價書,草擬銷售及安裝合同,撰寫外聯(lián)商函,并協(xié)助存檔相關材料。
7. 配合銷售人員辦理加裝電梯補貼款申領的相關手續(xù)及資料準備。
8. 負責倉庫日常管理,包括電梯樣本、電梯零部件、辦公用品等物資的入庫登記、庫存盤點、領用審批及臺賬更新,確保賬物相符。
9. 核查統(tǒng)計銷售部數(shù)據(jù)盤,確保數(shù)據(jù)真實準確;統(tǒng)計部門人員費用支付情況,收集相關憑證,按會計要求提交;協(xié)助財務處理買斷合同及排產。
10. 接聽辦公室電話、記錄并傳達信息,完成上級領導交辦的其他工作。
任職要求:
1. 大專及以上學歷,行政、文秘、檔案管理等相關專業(yè)優(yōu)先,有1年以上銷售行政、檔案或倉庫管理經驗者優(yōu)先。
2. 熟悉檔案管理規(guī)范及倉庫物資管理流程,了解政府部門辦事流程(尤其家裝電梯備案、施工許可辦理)者優(yōu)先。
3. 具備良好的溝通協(xié)調能力,能順暢對接客戶、廠家、政府部門及內部團隊。
4. 細心嚴謹,數(shù)據(jù)敏感性強,熟練使用辦公軟件及檔案/倉庫管理工具。
5. 有基本文字功底,能規(guī)范撰寫商函、合同及各類資料,具備較強的責任心和執(zhí)行力。