1、處理行政日常相關事務;
2、保證南京行政后勤服務有序進行。
一、前臺接待(主要):
1、領導、政府人員、面試人員、客戶、供應商等人員接待及登記事宜,并及時聯(lián)系預約人員;
2、員工順豐寄件登記事宜;
3、電話接聽,并及時轉達相關部門和責任人;
4、行政類相關投訴問題及時解決和整改;
5、注意儀容儀表,行為規(guī)范。
二、大物業(yè)管理:
1、綠化管理:
1)、明確綠化管理要求,日常巡檢公司綠化情況,監(jiān)督和管理綠化。
2、保潔管理:
1)、配合行政每月兩次 QC 檢查,跟進整改情況;
2)、及時處理員工對保潔的投訴問題,并記錄后,及時與行政反饋,跟進行整改情況(可參考保潔
的滿意度調查);
3)、每日巡檢公司環(huán)境,監(jiān)督和管理公司內(nèi)整體保潔狀況,異常情況及時上報;
4) 、外墻清洗:協(xié)助行政每年兩次的外墻清洗工作;
3、洗衣管理:
1)、定期統(tǒng)計各部門需要外送清洗實驗服的數(shù)量,并聯(lián)系供應商上門收?。?br>2)、清洗完畢的實驗服分發(fā)給各部分,并做好數(shù)據(jù)登記。
4、蟲控管理
1)、日常進行滅蚊燈檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時反饋;
2)、協(xié)助行政每月進行相應規(guī)定次數(shù)的消殺,以及現(xiàn)場執(zhí)行情況的匯報。
3)、月度分析報告核查,問題溝通和跟進。
5、老舊設施巡檢
1)、登記保潔每日工作中發(fā)現(xiàn)需要維修的物品,核實保潔反饋的問題的有效性,避免重復報修的情
況,確認后及時與行政匯報進行系統(tǒng)報修;
2)、每月追蹤維修狀態(tài),跟進結果并及時反饋;
6、保密廢紙管理
1)、每月至少兩次對保密廢紙箱進行開箱碎紙工作,嚴格按照公司相關制度執(zhí)行操作。
三、 餐飲配送管理:
1)、負責協(xié)助行政管理餐飲配送,每日提報人員用餐數(shù)量,按各部門訂餐數(shù)量分餐,并達到食品異
物投訴率小于 0.03%的目標;
2)、每天實時跟進員工用餐情況,及時處理員工的用餐問題、反饋問題,與供應商進行溝通和協(xié)
調,解決異物或投訴問題。
3)、每月對供應商進行飛行檢查,并整合檢查結果及時反饋。
四、班車管理:
1、日常班車管理
1)、協(xié)助行政嚴格按照合同完成每月兩次例行檢查,將發(fā)現(xiàn)的問題及時和供應商溝通并及時上報,
并跟進處理結果;
2)、接收日常員工反饋的問題,并及時反饋給行政人員。
3)、負責處理員工班車乘坐需求,并制作乘車證,合理規(guī)劃班車乘坐人數(shù),保證乘坐率。
2、班車系統(tǒng)維護
1)、每日查詢班車數(shù)據(jù),登記匯總并及時反饋;
2)、班車系統(tǒng)故障時,及時與行政反饋。
五、飲用水管理:
1)、飲水機僅配備于會議室、客戶/高管獨立辦公室,或離直飲機較遠的辦公區(qū)使用(以及相應水票
管理);
2)、實時更新飲水機/直飲機數(shù)量,以及記錄每一次保養(yǎng)/維修的時間和位置;
3)、做好物資領用臺賬,每月核實賬面和實物,確保數(shù)據(jù)可追溯。
六、生活垃圾管理
1)、每月檢查垃圾桶衛(wèi)生情況;
2)、每日監(jiān)督廢品的回收并拍照記錄和做好數(shù)據(jù)臺賬。
3)、負責每月處理一般固體廢棄物,包含:現(xiàn)場協(xié)助、與各部門的溝通、拍照記錄、臺賬記錄等。
七、庫存管理:
1)、每月清點行政物資,確保實物和賬面數(shù)量一致;
2)、日常領用物資的登記,缺貨物品及時反饋給行政,確保無斷貨情況。
八、其他:
1) 結合公司企業(yè)文化,開展更多宣傳工作;
2) 配合行政人員定期開展員工活動,提高員工參與度,創(chuàng)新活動方式,帶動員工積極性;
3)行政安排的其他工作。
崗位要求:
? 大專及以上學歷,有相關工作經(jīng)驗者優(yōu)先;
? 能熟練運用辦公軟件(Word、Excel、PPT 等);
? 具有良好的溝通能力,有一定的文字組織能力;
? 具備運用知識分析、處理、應變及解決問題的工作能力。