一、 核心職責(zé):?jiǎn)螕?jù)制作與審核
1. 信用證處理:
根據(jù)信用證要求,準(zhǔn)備和制作所有相關(guān)單據(jù)(如發(fā)票、箱單、匯票、提單等)。
· 在信用證規(guī)定的交單期內(nèi),向銀行提交全套單據(jù),辦理議付手續(xù)。
2. 主要外貿(mào)單據(jù)制作:
· 商業(yè)發(fā)票 與 裝箱單:根據(jù)合同或訂單信息,制作基礎(chǔ)的商業(yè)發(fā)票和裝箱單。
· 提單:與貨代聯(lián)系,核對(duì)并確認(rèn)提單格式和內(nèi)容,確保提單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。
· 保險(xiǎn)單:根據(jù)貿(mào)易術(shù)語(yǔ)(如CIF),辦理貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)。
· 其他單據(jù):根據(jù)客戶(hù)或進(jìn)口國(guó)要求,準(zhǔn)備如受益人證明、裝船通知、船公司證明等文件。
3. 官方及監(jiān)管單據(jù)辦理:
· 在商檢局或網(wǎng)上申請(qǐng)辦理出口貨物報(bào)檢手續(xù),獲取商檢換證憑條或通關(guān)單。
· 配合報(bào)關(guān)行,提供準(zhǔn)確、齊全的報(bào)關(guān)單證(如合同、發(fā)票、箱單、報(bào)關(guān)單、報(bào)關(guān)委托書(shū)等)。
· 處理出口退稅所需的單據(jù)準(zhǔn)備和整理工作。
二、 流程協(xié)作職責(zé)
1. 訂單跟進(jìn)與協(xié)調(diào):
· 接收銷(xiāo)售合同或訂單,并將其錄入內(nèi)部管理系統(tǒng)。
· 與生產(chǎn)或計(jì)劃部門(mén)溝通,了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度,確保按時(shí)交貨。
· 根據(jù)交貨期,提前聯(lián)系貨代或船公司,詢(xún)價(jià)、訂艙,安排貨物運(yùn)輸。
2. 內(nèi)外溝通與協(xié)調(diào):
· 內(nèi)部溝通:與銷(xiāo)售、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、物流等內(nèi)部部門(mén)保持密切溝通,確保信息流暢。
· 外部溝通:作為與貨代、船公司、報(bào)關(guān)行、銀行、商檢/海關(guān)等外部機(jī)構(gòu)的主要聯(lián)絡(luò)人之一,解決單據(jù)流程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。
三、 文件與檔案管理
1. 單證歸檔:
· 對(duì)所有外貿(mào)單據(jù)(包括合同、信用證、各類(lèi)證書(shū)、提單、報(bào)關(guān)單等)進(jìn)行系統(tǒng)化的整理、歸檔和保管。
· 建立完整的單證檔案,便于日后查詢(xún)、審計(jì)和退稅。
2. 數(shù)據(jù)登記與統(tǒng)計(jì):
· 登記日常的單證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),如出貨記錄、報(bào)關(guān)金額、收匯情況等。
· 定期制作相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表,向上級(jí)匯報(bào)。
四、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、 問(wèn)題處理
1. 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別:在審單、制單過(guò)程中,具備風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),能識(shí)別出可能導(dǎo)致客戶(hù)拒付、貨物滯港或罰款的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。
2. 問(wèn)題解決:當(dāng)出現(xiàn)單據(jù)不符點(diǎn)、信用證修改、貨物出運(yùn)延遲等問(wèn)題時(shí),能迅速響應(yīng),積極與內(nèi)外各方協(xié)調(diào),尋找解決方案。
任職要求(通常與職責(zé)配套)
· 教育背景:國(guó)際貿(mào)易、商務(wù)英語(yǔ)、物流等相關(guān)專(zhuān)業(yè)大專(zhuān)及以上學(xué)歷。
· 專(zhuān)業(yè)知識(shí):熟悉外貿(mào)流程(如INCOTERMS 2020)、信用證(UCP600)和國(guó)際結(jié)算方式。了解海關(guān)、商檢、外匯管理等法規(guī)政策。
· 核心技能:
· 細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn):對(duì)數(shù)字和文字高度敏感,工作零差錯(cuò)是最高要求。
· 熟練操作:精通Office辦公軟件,尤其是Excel;熟悉外貿(mào)制單軟件或ERP系統(tǒng)者優(yōu)先。
· 英語(yǔ)能力:具備良好的英語(yǔ)閱讀和書(shū)寫(xiě)能力,能熟練處理英文單證和郵件。
· 溝通能力:良好的跨部門(mén)溝通和協(xié)調(diào)能力。
· 抗壓能力:能適應(yīng)高強(qiáng)度的工作壓力。
· 經(jīng)驗(yàn):通常要求1-3年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn),持有單證員資格證書(shū)者優(yōu)先。