崗位職責
1、接待與溝通
負責公司前臺的日常接待工作,熱情接待來訪客人,提供咨詢和指引服務。
接聽和轉(zhuǎn)接電話,記錄重要信息并及時傳達給相關人員。
2、文件管理
負責公司文件的收發(fā)、登記、傳遞和歸檔工作,確保文件流轉(zhuǎn)的及時性和準確性。
管理公司各類文檔,包括合同、協(xié)議、報告等,確保文檔的完整性和保密性。
3、辦公用品管理
負責辦公用品的采購、發(fā)放和庫存管理,確保辦公用品的充足供應。
定期盤點辦公用品庫存,及時補充短缺物品。
4、會議安排
負責會議室的預訂和管理,確保會議室的整潔和設備正常運行。
協(xié)助安排公司內(nèi)部會議,準備會議資料,記錄會議紀要。
5、行政支持
協(xié)助處理公司日常行政事務,如快遞收發(fā)、文件復印、傳真等。
協(xié)助組織公司活動,如年會、團建等,確保活動順利進行。
6、環(huán)境維護
定期檢查公司公共區(qū)域的設施設備,確保其正常運行。
二、任職要求
大專及以上學歷,行政管理、文秘等相關專業(yè)優(yōu)先。
1年以上相關工作經(jīng)驗,有前臺接待或行政助理工作經(jīng)驗者優(yōu)先。
技能要求
熟練使用辦公軟件,如Word、Excel、PowerPoint等。
具備良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力,能夠高效處理日常事務。
熟悉行政管理流程,具備一定的文件管理和檔案管理能力。