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更新于 今天

行政專員

5000-7000元
  • 青島嶗山區(qū)
  • 3-5年
  • 本科
  • 全職
  • 招1人

職位描述

接待事務(wù)后勤管理會(huì)議/展覽企業(yè)服務(wù)
一、會(huì)展廳管理與講解
  1. 負(fù)責(zé)公司會(huì)展廳日常運(yùn)營(yíng)維護(hù):包括展品陳列優(yōu)化、設(shè)施設(shè)備(如多媒體、照明)檢查調(diào)試、環(huán)境清潔等,確保展廳處于最佳展示狀態(tài);
  2. 接待來(lái)訪客戶、合作伙伴及政府人員等參觀群體,提供專業(yè)講解服務(wù):結(jié)合公司業(yè)務(wù)、文化及展品亮點(diǎn),精準(zhǔn)傳遞核心信息,提升參觀體驗(yàn);
  3. 定期更新展廳內(nèi)容:根據(jù)公司業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)調(diào)整展品、宣傳資料及講解腳本,確保信息時(shí)效性與準(zhǔn)確性;
  4. 制定展廳接待標(biāo)準(zhǔn)流程:規(guī)范講解話術(shù)、接待禮儀及應(yīng)急處理方案,建立標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)體系。
二、大中型會(huì)議服務(wù)與流程管理
  1. 全流程統(tǒng)籌會(huì)議活動(dòng):
    • 會(huì)前籌備:場(chǎng)地預(yù)定、布置(桌椅 / 背景板 / 物料擺放)、設(shè)備調(diào)試(音響 / 投影 / 視頻會(huì)議系統(tǒng))、嘉賓行程對(duì)接(接送 / 住宿)、會(huì)議資料打印分裝;
    • 會(huì)中服務(wù):現(xiàn)場(chǎng)引導(dǎo)接待、茶水供應(yīng)、會(huì)議記錄(重點(diǎn)內(nèi)容 / 決議)、應(yīng)急問(wèn)題處理(如設(shè)備故障、人員突發(fā)情況);
    • 會(huì)后收尾:場(chǎng)地清理、資料歸檔、費(fèi)用結(jié)算、會(huì)議紀(jì)要整理分發(fā);
  2. 優(yōu)化會(huì)議服務(wù)流程:制定大中型會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)服務(wù) SOP,提升效率與專業(yè)性;
  3. 會(huì)議數(shù)據(jù)管理:建立會(huì)議臺(tái)賬,統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)、費(fèi)用、效果等數(shù)據(jù),為后續(xù)活動(dòng)優(yōu)化提供參考。
三、公司資產(chǎn)管理
  1. 固定資產(chǎn)全生命周期管理:
    • 登記:建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬(名稱 / 型號(hào) / 采購(gòu)時(shí)間 / 使用部門(mén)),確保資產(chǎn)信息完整;
    • 盤(pán)點(diǎn):按季度 / 年度組織資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn),核對(duì)賬實(shí)一致性,處理盤(pán)盈盤(pán)虧;
    • 維護(hù)與處置:協(xié)調(diào)設(shè)備維修(如電腦 / 打印機(jī)),執(zhí)行資產(chǎn)報(bào)廢、調(diào)撥流程,確保合規(guī)性;
  2. 辦公用品管理:
    • 采購(gòu):根據(jù)需求制定采購(gòu)計(jì)劃,選擇高性價(jià)比供應(yīng)商,控制成本;
    • 發(fā)放與庫(kù)存:建立庫(kù)存臺(tái)賬,按需發(fā)放辦公用品,定期補(bǔ)貨,避免積壓;
  3. 資產(chǎn)信息更新:及時(shí)同步資產(chǎn)變動(dòng)情況(如部門(mén)調(diào)撥、人員離職交接),保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。
四、報(bào)銷流程管理
  1. 報(bào)銷支持與審核:協(xié)助員工整理報(bào)銷單據(jù),審核票據(jù)真實(shí)性、合規(guī)性(如發(fā)票抬頭 / 金額 / 審批簽字),駁回不合規(guī)單據(jù)并說(shuō)明原因;
  2. 流程跟進(jìn):將審核通過(guò)的單據(jù)提交財(cái)務(wù),跟進(jìn)報(bào)銷進(jìn)度,及時(shí)反饋員工;
  3. 臺(tái)賬與優(yōu)化:建立報(bào)銷臺(tái)賬,統(tǒng)計(jì)費(fèi)用類型 / 金額,定期分析并提出流程優(yōu)化建議(如簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié));
  4. 政策解答:向員工宣導(dǎo)報(bào)銷制度,解答關(guān)于報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、流程的疑問(wèn)。
五、物業(yè)對(duì)接與辦公環(huán)境維護(hù)
  1. 物業(yè)日常溝通:對(duì)接物業(yè)公司,協(xié)調(diào)處理辦公區(qū)域問(wèn)題(如水電維修、空調(diào)故障、清潔保潔、安保管理);
  2. 費(fèi)用與質(zhì)量監(jiān)督:跟進(jìn)物業(yè)費(fèi)用結(jié)算,審核賬單明細(xì);定期檢查物業(yè)履約情況(如清潔頻率、維修響應(yīng)速度),提出改進(jìn)要求;
  3. 辦公環(huán)境優(yōu)化:根據(jù)員工需求調(diào)整辦公布局、綠植養(yǎng)護(hù)等,營(yíng)造舒適高效的辦公氛圍。
六、商務(wù)活動(dòng)陪同支持
  1. 行程統(tǒng)籌:跟隨領(lǐng)導(dǎo)出席商務(wù)會(huì)議、洽談、行業(yè)活動(dòng)等,提前規(guī)劃行程(交通 / 住宿 / 餐飲),確認(rèn)細(xì)節(jié)(如航班時(shí)間、酒店位置);
  2. 活動(dòng)協(xié)助:
    • 前期:準(zhǔn)備會(huì)議資料、禮品、名片等;
    • 現(xiàn)場(chǎng):協(xié)助接待嘉賓、記錄核心溝通內(nèi)容、拍攝活動(dòng)照片;
    • 后期:整理活動(dòng)紀(jì)要、歸檔資料,向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)關(guān)鍵信息;
  3. 形象維護(hù):在活動(dòng)中遵守商務(wù)禮儀,維護(hù)公司品牌形象,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成溝通事務(wù)。
七、其他行政事務(wù)
  1. 協(xié)助制定 / 更新行政管理制度(如辦公用品申領(lǐng)、會(huì)議管理),推動(dòng)制度落地執(zhí)行;
  2. 負(fù)責(zé)行政文件、合同等檔案的整理、歸檔與保管;
  3. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)行政任務(wù)(如文件傳遞、臨時(shí)接待)。

工作地點(diǎn)

青島嶗山區(qū)德才大廈

職位發(fā)布者

于先生/招聘經(jīng)理

三日內(nèi)活躍
立即溝通
公司Logo青島中建聯(lián)合集團(tuán)有限公司
青島中建聯(lián)合集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱“中建聯(lián)合”)創(chuàng)立于2005年,注冊(cè)資金32000萬(wàn)元,是山東省首家國(guó)內(nèi)A股上市的建筑業(yè)企業(yè)-德才裝飾股份有限公司的全資子集團(tuán)。中建聯(lián)合是經(jīng)國(guó)家住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部核準(zhǔn)的建筑工程施工總承包壹級(jí)、市政公用工程總承包壹級(jí)企業(yè),是集大型工程建設(shè)、市政建設(shè)、園林景觀、裝飾裝修、鋼結(jié)構(gòu)、展覽陳列、工程代建等業(yè)務(wù)一體的綜合性建筑業(yè)企業(yè)。自成立以來(lái),中建聯(lián)合始終秉承“誠(chéng)信中建聯(lián),專業(yè)筑經(jīng)典”的核心價(jià)值觀,內(nèi)精業(yè)務(wù),外樹(shù)品牌,主導(dǎo)成立青島市嶗山區(qū)建筑業(yè)協(xié)會(huì),并當(dāng)選為會(huì)長(zhǎng)單位。同時(shí),作為行業(yè)領(lǐng)先的綜合性施工企業(yè),中建聯(lián)合位居山東省建筑業(yè)30強(qiáng)、青島市建筑企業(yè)綜合實(shí)力前10強(qiáng),并連續(xù)三年獲評(píng)青島市民營(yíng)企業(yè)100強(qiáng)。與海爾、保利、華潤(rùn)、融創(chuàng)、新城控股、青島地鐵、魯能、青島城投等諸多實(shí)力企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略合作。此外,中建聯(lián)合憑借卓越的管理獲得了青島市最高管理榮譽(yù)“第六屆青島市市長(zhǎng)質(zhì)量獎(jiǎng)-卓越獎(jiǎng)”,并成為青島市建筑行業(yè)唯一獲獎(jiǎng)企業(yè)。公司以突出的實(shí)力榮獲了國(guó)家級(jí)守合同重信用企業(yè)、全國(guó)優(yōu)秀施工企業(yè)、全國(guó)建筑行業(yè)百家優(yōu)秀科技創(chuàng)新型企業(yè)、中國(guó)建筑工程裝飾獎(jiǎng)、山東省建筑工程質(zhì)量泰山杯獎(jiǎng)、青島市領(lǐng)軍企業(yè)、上合組織青島峰會(huì)服務(wù)保障工作優(yōu)秀企業(yè)等諸多榮譽(yù)。展望未來(lái),中建聯(lián)合將堅(jiān)持以服務(wù)國(guó)家建設(shè)、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民眾為己任,繼續(xù)秉承“創(chuàng)造持續(xù)價(jià)值,建筑美好生活”的企業(yè)使命,堅(jiān)持“高效、優(yōu)質(zhì)、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新”的工作作風(fēng),用心創(chuàng)造,傾情建筑,為國(guó)家鑄造品質(zhì)工程,為國(guó)民美好生活增磚添瓦,為員工幸福人生保駕護(hù)航,打造社會(huì)尊重、員工休戚與共的長(zhǎng)青企業(yè),為建設(shè)一流建筑企業(yè)而不斷努力奮斗!公司地址:青島市嶗山區(qū)海爾路1號(hào)甲-德才大廈公司網(wǎng)址:www.zhongjianlianhe.com郵箱:hr@qdzjlh.com聯(lián)系電話:0532-68722773傳真:85894993
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