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更新于 5月15日
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舉報(bào)

行政專員

3000-4000元
  • 哈爾濱松北區(qū)
  • 1-3年
  • 本科
  • 全職
  • 招1人

職位描述

內(nèi)勤管理后勤管理固定資產(chǎn)管理辦公用品/設(shè)備工業(yè)自動(dòng)化
一、對(duì)外聯(lián)絡(luò)方面
  • 訪客接待：行政專員負(fù)責(zé)接待公司來(lái)訪的客人。從客人預(yù)約訪問(wèn)開(kāi)始，就需要與訪客溝通訪問(wèn)時(shí)間、來(lái)訪事由、隨行人數(shù)等信息。當(dāng)訪客到達(dá)公司時(shí)，要以熱情、專業(yè)的態(tài)度迎接，引導(dǎo)他們到指定的接待區(qū)域或會(huì)議室，并提供茶水等服務(wù)。在接待過(guò)程中，還要做好訪客登記工作，包括姓名、單位、聯(lián)系方式等，這有助于公司建立良好的對(duì)外形象以及進(jìn)行后續(xù)的信息跟蹤。
  • 與外部機(jī)構(gòu)合作溝通：行政專員會(huì)與各類外部機(jī)構(gòu)打交道，如辦公用品供應(yīng)商、辦公設(shè)備維修商、保潔公司、綠植租賃公司等。需要與這些機(jī)構(gòu)協(xié)商合作細(xì)節(jié)，比如在和辦公用品供應(yīng)商談判時(shí)，要比較不同供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，簽訂合作合同，并且在合作期間監(jiān)督對(duì)方的服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)處理出現(xiàn)的問(wèn)題。如果供應(yīng)商提供的辦公用品質(zhì)量不符合要求，行政專員就要負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。
二、行政費(fèi)用管理方面
  • 預(yù)算編制與監(jiān)控：行政專員需要參與行政費(fèi)用預(yù)算的編制。這要求對(duì)公司日常行政支出有清晰的了解，包括辦公用品費(fèi)用、辦公設(shè)備購(gòu)置與維修費(fèi)用、水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、通訊費(fèi)等。在編制預(yù)算時(shí)，要根據(jù)以往的支出情況和公司的發(fā)展規(guī)劃，合理預(yù)估各項(xiàng)費(fèi)用。例如，若公司預(yù)計(jì)下一年度員工人數(shù)會(huì)增加，那么在辦公用品預(yù)算中就要相應(yīng)地提高采購(gòu)金額。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，要密切監(jiān)控費(fèi)用的支出情況，每月或每季度對(duì)行政費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支的項(xiàng)目，并采取措施進(jìn)行控制。
  • 費(fèi)用報(bào)銷審核：負(fù)責(zé)審核公司內(nèi)部行政相關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷。在審核過(guò)程中，要確保報(bào)銷的費(fèi)用符合公司的財(cái)務(wù)政策和相關(guān)規(guī)定。比如，檢查員工提交的辦公用品發(fā)票是否真實(shí)有效，購(gòu)買(mǎi)的物品是否為公司業(yè)務(wù)所需，報(bào)銷的金額是否合理等。對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)，要及時(shí)與員工溝通并要求補(bǔ)充或更正。
三、行政流程優(yōu)化與制度執(zhí)行方面
  • 制度建設(shè)與更新：行政專員需要協(xié)助建立和完善公司的行政管理制度。例如，隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和辦公方式的變化，對(duì)原有的文件管理制度進(jìn)行更新，明確電子文件的存儲(chǔ)和備份方式，制定新的文件保密級(jí)別和相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限規(guī)定。在制度建設(shè)過(guò)程中，要充分考慮公司的實(shí)際情況和員工的工作需求，確保制度的合理性和可操作性。
  • 流程優(yōu)化：不斷審視行政工作流程，尋找可以優(yōu)化的環(huán)節(jié)。比如，以往公司的辦公用品采購(gòu)流程可能比較繁瑣，需要員工填寫(xiě)紙質(zhì)申請(qǐng)單，經(jīng)過(guò)多層審批后再由行政專員統(tǒng)一采購(gòu)?？梢酝ㄟ^(guò)引入辦公自動(dòng)化軟件，讓員工在軟件上提交申請(qǐng)，審批流程可以自動(dòng)流轉(zhuǎn)，這樣不僅提高了工作效率，還能方便行政專員對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行集中管理和統(tǒng)計(jì)分析。同時(shí)，行政專員還要負(fù)責(zé)對(duì)新流程進(jìn)行培訓(xùn)和推廣，確保員工能夠正確使用。

工作地點(diǎn)

松北區(qū)哈爾濱島田大鵬智能清洗設(shè)備產(chǎn)業(yè)基地

職位發(fā)布者

蒼爾輝/人力資源經(jīng)理

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公司福利：1.全程培訓(xùn)：公司為員工提供了一套完整的職業(yè)培訓(xùn)體系。2.社會(huì)保險(xiǎn)：為員工提供養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育險(xiǎn)及住房公積金（五險(xiǎn)一金）。3.免費(fèi)工作餐4.防暑降溫費(fèi)：公司每年為員工提供夏季防暑降溫福利。5.節(jié)日福利：春節(jié)、端午、中秋等節(jié)日有不同類別的節(jié)日福利。6.工齡津貼：?jiǎn)T工每工作一年，每月增加100元工齡津貼，最多500元。7.公司活動(dòng)：各種員工活動(dòng)。單位地址：黑龍江省哈爾濱市呼蘭區(qū)利民開(kāi)發(fā)區(qū)珠海路南側(cè)咨詢電話：0451—55582875歡迎求職者到公司參觀！
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