崗位職責(zé)詳述:
1.行政管理與運(yùn)營
(1)制定、優(yōu)化并執(zhí)行公司各項(xiàng)行政管理制度、流程和工作規(guī)范。
(2)負(fù)責(zé)公司日常行政事務(wù)的管理與協(xié)調(diào),確保高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
(3)管理辦公環(huán)境(包括辦公室布局、裝修、維護(hù)、清潔、綠化、安保等),營造安全、整潔、舒適、高效的辦公氛圍。
(4)負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)(辦公設(shè)備、家具等)和非固定資產(chǎn)的管理、盤點(diǎn)、維護(hù)、調(diào)配及處置。
(5)管理公司行政采購(辦公用品、耗材、服務(wù)等),控制成本,建立供應(yīng)商庫并進(jìn)行評估管理。
(6)負(fù)責(zé)公司證照、印章的保管、使用登記及年審協(xié)調(diào)。
(7)管理公司通訊、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控等基礎(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)行。
(8)組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部會(huì)議、外部接待及大型活動(dòng)(年會(huì)、慶典、團(tuán)建等)。
(9)檔案管理,主要負(fù)責(zé)各類文檔歸檔,做到一人一件,一人一檔,確保信息歸檔完整。
2.后勤保障與服務(wù)
(1)管理公司車輛調(diào)度、維護(hù)保養(yǎng)、保險(xiǎn)及司機(jī)管理。
(2)負(fù)責(zé)員工差旅安排(機(jī)票、酒店預(yù)定、簽證辦理等)及費(fèi)用管理政策執(zhí)行。
(3)管理員工食堂、宿舍、倉庫等后勤服務(wù),確保服務(wù)質(zhì)量。
(4)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的安全管理(防火、防盜、防災(zāi)等),制定應(yīng)急預(yù)案并組織演練。
3.團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理
(1)負(fù)責(zé)行政團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)、考核及日常管理。
(2)明確團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)分工,提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)意識。
(3)營造積極、協(xié)作的團(tuán)隊(duì)氛圍。
4.費(fèi)用預(yù)算與控制
(1)編制并管控行政部門的年度預(yù)算,合理控制各項(xiàng)行政開支。
(2)定期分析行政費(fèi)用情況,提出優(yōu)化建議。
5.內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)
(1)作為公司內(nèi)部各部門行政需求的接口,提供高效支持。
(2)協(xié)調(diào)解決各部門在辦公環(huán)境、資源使用等方面的問題。
(3)推動(dòng)跨部門協(xié)作,提升整體行政服務(wù)滿意度。
6.企業(yè)文化建設(shè)與員工關(guān)懷
(1)參與或組織策劃企業(yè)文化活動(dòng),提升員工歸屬感和凝聚力。
(2)關(guān)注員工辦公體驗(yàn),收集反饋,持續(xù)改進(jìn)行政服務(wù)。
(3)負(fù)責(zé)或協(xié)助員工福利項(xiàng)目的實(shí)施(如節(jié)日福利、下午茶等)。
7.合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)管理
(1)確保公司行政工作符合相關(guān)法律法規(guī)。
(2)識別并管理行政運(yùn)營中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。
8.領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作
任職要求
1.教育背景:
本科(統(tǒng)招)及以上學(xué)歷,行政管理、工商管理、公共事業(yè)管理、文秘或相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2.工作經(jīng)驗(yàn):
(1)5年及以上行政管理工作經(jīng)驗(yàn),至少2-3年團(tuán)隊(duì)管理經(jīng)驗(yàn)(管理3人以上團(tuán)隊(duì))。
(2)有跨區(qū)域管理經(jīng)驗(yàn)(如管理多個(gè)辦公地點(diǎn))者優(yōu)先。
(3)熟悉企業(yè)行政管理體系及運(yùn)作流程
3.專業(yè)知識與技能:
(1)精通行政管理知識:對辦公環(huán)境管理、資產(chǎn)管理、采購管理、后勤服務(wù)、活動(dòng)組織、安全規(guī)范等有深入理解和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
(2)優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力:出色的口頭和書面表達(dá)能力,能有效協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源,處理復(fù)雜關(guān)系,解決沖突。
(3)卓越的組織規(guī)劃能力:具備前瞻性和計(jì)劃性,能同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù),合理安排資源,確保工作有序高效推進(jìn)。
(4)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與管理能力:具備團(tuán)隊(duì)建設(shè)、人才培養(yǎng)、績效管理和激勵(lì)能力。
(5)成本控制與預(yù)算管理能力:熟悉預(yù)算編制流程,具備較強(qiáng)的成本意識和費(fèi)用管控能力。
(6)解決問題能力:面對突發(fā)狀況和復(fù)雜問題能迅速反應(yīng),冷靜分析,提出有效解決方案。
(7)熟練的辦公軟件技能:精通Word, Excel, PowerPoint, Outlook等辦公軟件。熟悉OA系統(tǒng)、資產(chǎn)管理軟件、采購平臺(tái)等優(yōu)先。
(8)公文協(xié)作能力:能撰寫各類行政公文、報(bào)告、制度文件等。
4.個(gè)人素質(zhì):
(1)高度的責(zé)任心和服務(wù)意識:積極主動(dòng),細(xì)致周到,以服務(wù)內(nèi)部員工為導(dǎo)向。
(2)保密意識:嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定,妥善保管重要文件和信息。
(3)抗壓能力:能在高強(qiáng)度、多任務(wù)的工作環(huán)境下保持良好狀態(tài)。
(4)情商高:具備良好的職業(yè)操守和道德品質(zhì)。
(5)學(xué)習(xí)能力:樂于接受新事物,持續(xù)學(xué)習(xí)行業(yè)先進(jìn)管理理念和方法。