崗位職責?
一、 崗位概述
負責學校各類檔案(特別是科研、教學、行政等)的規(guī)范化、系統(tǒng)化、安全化管理,確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。本崗位要求具備在理工科或科研密集型機構從事檔案或信息管理工作的實際經(jīng)驗,深刻理解科研活動流程及其檔案形成規(guī)律。
二、 主要職責
檔案接收與整理: 負責接收、登記、分類、編目、整理、上架各類紙質與電子檔案(包括但不限于:科研項目檔案、學位論文、技術報告、合同協(xié)議、行政公文、重要會議記錄、聲像資料等),確保符合國家及學校檔案管理規(guī)范。
檔案保管與保護: 嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度,做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光等工作;定期檢查檔案保管狀況,對破損檔案及時修復;確保檔案實體與信息安全。
檔案利用與服務: 根據(jù)規(guī)定提供檔案查閱、借閱、復制等服務;編制檔案檢索工具和參考資料,提高檔案利用效率;熱情接待校內師生及外部合規(guī)查檔人員。
信息化建設與應用: 熟練操作檔案管理系統(tǒng),進行電子檔案的錄入、掛接、管理與備份;參與或負責檔案數(shù)字化工作;探索檔案信息化管理與服務新模式。
制度建設與規(guī)范執(zhí)行: 協(xié)助制定和完善學校檔案管理規(guī)章制度、業(yè)務規(guī)范和工作流程;宣傳、指導、監(jiān)督各部門做好文件材料的形成、積累、整理和預立卷工作。
科研檔案專項管理(重點): 熟悉科研項目全周期管理流程,理解科研檔案(項目申請書、任務書/合同、實驗記錄、中期報告、結題報告、成果材料、知識產權文件等)的形成特點和歸檔要求;具備對復雜技術性材料進行有效分類、整理和編目的能力。
保密與合規(guī): 嚴格遵守國家《檔案法》、《保密法》及學校相關保密規(guī)定,確保涉密檔案和敏感信息的安全。
任職要求
1、本科及以上學歷,檔案學專業(yè)優(yōu)先。
2、工作經(jīng)驗:3年以上檔案管理工作經(jīng)驗,熟悉科研檔案、項目檔案、學術成果檔案的管理流程及規(guī)范。
3、具有高校(理工科優(yōu)先)、科研院所、科技機構或重大科研項目管理相關背景者優(yōu)先。
4、嚴謹細致,具備較強的保密意識和責任心。